Il certificato medico non sostituisce l’avviso all’azienda, così come una richiesta di congedo al datore di lavoro non coincide sempre con la domanda all’INPS. Ecco come tenere distinti questi passaggi e conservare i documenti che possono servire.
Aggiornamento: 2026-10-30
Ti svegli con la febbre, avverti il responsabile e contatti il medico. Quando arriva il numero del certificato, pensi che sia tutto sistemato. Ma hai comunicato l’assenza alla persona giusta? L’indirizzo per l’eventuale controllo è corretto? E se la malattia continua oltre la data prevista?
Per gestire un’assenza tutelata bisogna distinguere tre cose: avvisare il datore di lavoro, documentare il motivo dell’assenza e, quando necessario, presentare la domanda all’ente previdenziale. Un passaggio non sostituisce automaticamente gli altri.
Qui consideriamo i lavoratori dipendenti del settore privato, concentrandoci sulla malattia e sulle principali differenze rispetto all’infortunio sul lavoro e al congedo parentale. Per pubblico impiego, lavoro domestico e altri permessi occorre verificare le rispettive regole.
Il medico trasmette il certificato all’INPS e il datore di lavoro può consultare l’attestato attraverso i servizi dell’Istituto. Questo ti esonera dall’invio della copia del documento telematico, non dall’obbligo di comunicare tempestivamente l’assenza.
Controlla quindi il contratto collettivo applicato, spesso indicato nella lettera di assunzione o in busta paga, e le istruzioni aziendali: possono stabilire entro quando avvisare, quale canale usare e a chi rivolgersi. Scrivere a un collega perché informi il responsabile non è una buona alternativa alla procedura prevista.
Nell’avviso indica che sei assente per malattia e comunica il corretto indirizzo di reperibilità. Quando conosci la durata certificata, aggiornala secondo le modalità richieste. Se l’azienda domanda il numero identificativo del certificato, chiamato anche PUC, devi fornirlo.
Se è prevista una telefonata, falla. Per lasciare traccia, può essere utile aggiungere una breve conferma scritta attraverso il canale aziendale: è un consiglio pratico, non una regola che impone sempre l’uso dell’email o della PEC.
Fatti comunicare il numero di protocollo e verifica che il certificato sia stato effettivamente trasmesso. Puoi consultarlo nei servizi INPS. Controlla soprattutto i dati personali, l’indirizzo e la data di fine della prognosi, cioè il giorno fino al quale il medico prevede l’incapacità di lavorare.
La certificazione serve anche per un’assenza di un solo giorno. Conviene quindi contattare il medico fin dall’inizio, senza aspettare di capire quanto durerà il malessere.
Dal 4 settembre 2026, l’INPS riconosce, alle condizioni indicate nella circolare n. 92, anche il giorno immediatamente precedente alla redazione del certificato in caso di visita ambulatoriale. Quel giorno, però, non deve essere sabato, domenica o un festivo infrasettimanale. Non è dunque una possibilità generale di coprire retroattivamente più giornate: nei giorni in cui il medico non è disponibile occorre rivolgersi al servizio di continuità assistenziale.
Se alla scadenza non sei ancora in grado di rientrare, contatta il medico per la continuazione e informa l’azienda. Non lasciare che il periodo già certificato termini contando su una successiva regolarizzazione.
Quando l’invio telematico è impossibile e viene rilasciato un certificato cartaceo, gli adempimenti cambiano. Per il lavoratore privato che ha diritto all’indennità di malattia INPS, entro due giorni dal rilascio devono essere trasmessi il certificato all’Istituto e l’attestato al datore di lavoro, secondo le modalità previste.
Conserva una copia prima di consegnare l’originale richiesto dall’INPS e tieni le ricevute di invio o consegna. Un ritardo ingiustificato può comportare la perdita dell’indennità per i giorni di ritardo.
All’azienda va l’attestato senza diagnosi, non il documento completo destinato all’INPS. Nella gestione ordinaria della malattia non occorre raccontare al responsabile quale patologia hai né inviargli referti clinici.
L’indirizzo di reperibilità deve essere quello in cui puoi effettivamente ricevere il medico di controllo. Se durante la malattia ti trasferisci, per esempio a casa di un familiare, avvisa il datore secondo le regole contrattuali. Se sei assicurato per la malattia presso l’INPS, comunica la variazione anche all’Istituto attraverso lo “Sportello per il cittadino per le visite mediche di controllo”, prima dello spostamento.
Conserva la conferma della variazione e la comunicazione all’azienda: aggiornare il portale INPS non sostituisce l’avviso al datore.
Diverso è uscire temporaneamente per una visita o un accertamento. Lo sportello per il cambio di indirizzo non serve a segnalare queste uscite. Se devi allontanarti durante le fasce di reperibilità per ragioni sanitarie, conserva la documentazione che permetta di spiegare la necessità dell’uscita e perché non fosse possibile provvedere in un altro orario. Una semplice prenotazione non dimostra necessariamente tutto questo.
Se il medico di controllo non ti trova, segui le indicazioni lasciate nell’avviso e presenta la giustificazione richiesta. Aver effettuato una visita medica non rende automaticamente giustificata qualsiasi assenza dal domicilio.
Se ti fai male lavorando, devi avvisare immediatamente il datore, anche quando la lesione sembra lieve. Se non puoi farlo personalmente, fai avvisare da un’altra persona.
Al medico spiega dove, quando e come è accaduto l’incidente, perché possa redigere il certificato di infortunio e trasmetterlo all’INAIL. Al datore comunica i riferimenti del documento: numero identificativo, data di rilascio e giorni di prognosi.
Non confondere quindi l’invio del certificato da parte del medico con la segnalazione che spetta a te. Il datore deve poter ricostruire l’evento e adempiere ai propri obblighi verso l’INAIL.
Sul piano pratico, conserva il referto, i certificati successivi e la comunicazione all’azienda. Può essere utile annotare subito le circostanze e i nomi di eventuali testimoni. Servono a ricostruire fatti che, dopo settimane, possono diventare difficili da ricordare con precisione.
Il congedo parentale mostra bene perché non si può usare la procedura della malattia per qualsiasi assenza tutelata.
Al datore devi comunicare l’inizio e la fine del periodo richiesto, rispettando le modalità contrattuali e il preavviso previsto: la regola legale è di almeno cinque giorni, ridotti a due per la fruizione a ore, salvo i casi di oggettiva impossibilità.
Per i lavoratori privati cui spetta la prestazione INPS, occorre anche presentare la domanda all’Istituto prima dell’inizio del periodo richiesto. Una domanda tardiva può lasciare senza indennità parte dell’assenza.
Conserva perciò sia la richiesta trasmessa all’azienda sia la domanda INPS con la ricevuta di presentazione. Controlla che le date coincidano e documenta anche eventuali variazioni: il protocollo di una pratica non dimostra che sia stata effettuata pure l’altra comunicazione.
Un certificato dimostra una condizione sanitaria; non dimostra, da solo, quando hai avvisato l’azienda. Per questo è utile raccogliere in una cartella, ordinata per evento, i documenti e le relative comunicazioni.
Tieni i certificati con i protocolli, le richieste inviate, le ricevute dei portali e le risposte ricevute. Per email e messaggi conserva la conversazione completa, con destinatario, data e ora, anziché una schermata ritagliata. Se usi il portale aziendale, scarica la conferma disponibile.
Alla prima busta paga successiva controlla anche come è stata registrata l’assenza. Se trovi una differenza, chiedi chiarimenti indicando le giornate interessate e allegando le ricevute pertinenti. È più semplice correggere una registrazione quando la sequenza dei fatti è già documentata.
Aggiornato al 30 ottobre 2026.
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