Quando i verificatori arrivano presso l’attività, occorre capire chi interviene, organizzare la consegna dei documenti e leggere con attenzione i verbali. Collaborare non significa rinunciare a spiegare le proprie ragioni: significa anche lasciare una traccia precisa di ciò che viene chiesto, consegnato e dichiarato.
Aggiornamento: 2026-10-30
I verificatori si presentano in negozio o in azienda e chiedono di consultare la contabilità. Il titolare non è presente, alcuni documenti sono dal commercialista e chi li accoglie non sa quali risposte dare.
La prima cosa da fare è identificare gli incaricati, avvisare chi rappresenta l’attività e contattare il professionista che la assiste. Da quel momento, è importante tenere insieme due esigenze: permettere lo svolgimento del controllo e documentare correttamente ciò che accade.
Qui consideriamo le verifiche fiscali presso i locali dell’attività, svolte dall’Agenzia delle Entrate o dalla Guardia di Finanza. Le ispezioni sul lavoro, sulla sicurezza o sull’igiene seguono regole proprie e non vanno gestite applicando automaticamente quelle tributarie.
Chiedi agli incaricati di identificarsi e di mostrare l’atto che autorizza l’accesso. Il contribuente ha diritto di conoscere le ragioni della verifica e il suo oggetto. Le circostanze che giustificano l’ingresso presso l’attività devono essere indicate e motivate nell’autorizzazione e nei verbali.
Questo permette anche di capire quali imposte e periodi vengono esaminati, senza confondere la verifica con un controllo indistinto su qualsiasi aspetto dell’impresa.
Di regola, le operazioni si svolgono durante l’orario ordinario dell’attività e devono arrecare il minor disturbo possibile. Esistono eccezioni per situazioni urgenti, che devono essere documentate.
Se i locali sono utilizzati anche come abitazione, occorre un’ulteriore autorizzazione del procuratore della Repubblica. L’accesso nello studio di un professionista, invece, deve avvenire alla presenza del titolare o di un suo delegato: non basta trattarlo come l’ingresso in un comune locale commerciale.
È utile che una persona raccolga le richieste dei verificatori e coordini il recupero dei documenti. Questa è una scelta organizzativa, non una figura obbligatoria da nominare per legge.
Chi accoglie gli incaricati dovrebbe avvisare subito il titolare o il legale rappresentante, precisando il proprio ruolo. Essere presenti in negozio non significa conoscere la contabilità o poter rappresentare l’impresa in ogni dichiarazione.
Il contribuente può farsi assistere da un professionista abilitato alla difesa tributaria. Il commercialista può quindi aiutare a comprendere le richieste, ricostruire le operazioni e formulare osservazioni. Si può anche chiedere che l’esame dei documenti avvenga presso il professionista o negli uffici dei verificatori.
Sul piano pratico, conviene evitare risposte date per supposizione. Se non ricordi la ragione di un pagamento, è meglio dirlo e recuperare il documento, anziché fornire una spiegazione imprecisa destinata a finire nel verbale.
«È tutto dal commercialista» non basta a risolvere una richiesta di esibizione. Se le scritture sono conservate presso un altro soggetto, bisogna esibire la sua attestazione, con l’indicazione di quelle che detiene.
Occorre quindi sapere prima del controllo chi conserva i registri, dove si trovano gli archivi e come recuperarli. Questo vale anche quando la documentazione è digitale.
Non dichiarare di non possedere un documento soltanto perché non è immediatamente disponibile. Il rifiuto di mostrarlo può impedirne il successivo utilizzo a favore del contribuente; la legge comprende nel rifiuto anche la dichiarazione di non possederlo e la sua sottrazione al controllo.
Se manca qualcosa, fai precisare quale documento non è disponibile, perché e dove dovrebbe trovarsi. Se viene fissato un termine per consegnarlo, annotalo e conserva la prova dell’invio.
Il verbale deve riportare le operazioni eseguite, le richieste e le risposte ricevute. Anche le osservazioni del contribuente e del professionista che lo assiste devono risultare per iscritto.
Prima della firma, controlla soprattutto che siano corretti i documenti indicati come consegnati e le dichiarazioni attribuite a te o al personale. Se una frase non rappresenta ciò che hai detto, chiedi che venga corretta o che sia riportata la tua precisazione.
La firma del verbale non va confusa con un accordo per pagare le imposte contestate. Allo stesso tempo, non è una formalità irrilevante: ciò che viene dichiarato può avere conseguenze nella successiva ricostruzione dei fatti.
Rifiutare la firma non fa scomparire il verbale: gli incaricati ne annotano il motivo. Hai comunque diritto a riceverne copia.
Al termine della verifica, il processo verbale di constatazione, spesso chiamato PVC, raccoglie le risultanze e gli eventuali rilievi. Non coincide con l’avviso di accertamento con cui l’ufficio formula la propria pretesa fiscale. Va però esaminato subito con il professionista, senza aspettare l’arrivo di una richiesta di pagamento.
Oltre alla contabilità, conviene creare un fascicolo dedicato alla verifica. Raccogli i verbali ricevuti, le richieste, le risposte inviate e le relative ricevute. Tieni anche una copia dei documenti consegnati, distinguendo gli originali dalle riproduzioni.
È una precauzione pratica: permette di ricostruire che cosa era stato richiesto e quali spiegazioni erano già state fornite. Un archivio di fatture, da solo, non racconta necessariamente perché un’operazione è stata eseguita.
Per le fatture elettroniche, inoltre, salvare il file sul computer non equivale alla conservazione a norma. Bisogna verificare che sia effettivamente attivo un servizio di conservazione e che i documenti interessati vi siano inclusi.
Per le scritture soggette alla disciplina civilistica, il termine ordinario è di dieci anni dall’ultima registrazione. La legge prevede la conservazione, per lo stesso periodo, anche delle fatture e della corrispondenza commerciale.
Sul piano tributario, lo Statuto del contribuente stabilisce un limite di dieci anni dalla formazione, emanazione o utilizzazione dei documenti. Non è quindi corretto applicare sempre la regola pratica «dieci anni dalla data della fattura»: un documento può essere utilizzato fiscalmente anche in seguito.
Se è in corso un accertamento o una controversia, non eliminare automaticamente gli archivi allo scadere di un anniversario. Fai verificare quali documenti servono ancora e come si coordinano le regole di conservazione con il procedimento aperto.
Il passo utile, già prima di un controllo, è concordare con il commercialista chi conserva che cosa e come recuperarlo. Durante la verifica, la stessa organizzazione serve a rispondere con precisione e a conservare una traccia completa delle operazioni.
Aggiornato al 30 ottobre 2026.
Una richiesta di documenti, un controllo presso l’attività e un avviso di accertamento richiedono decisioni diverse. Per orientarsi bisogna riconoscere la fase, ricostruire i fatti e capire se occorre chiarire, correggere, pagare o difendersi.
Leggi il testo completo →Quando il controllo si svolge in azienda, in negozio o nello studio, la prima esigenza è organizzare richieste, documenti e chiarimenti. Il percorso «La verifica presso l’attività» della guida *Verifiche e accertamenti* aiuta a individuare che cosa leggere subito e quando passare agli altri approfondimenti.
Leggi il testo completo →