Per fatturare non basta indicare il prezzo e mandare un documento al cliente. Occorre identificare correttamente l’operazione, capire da quando decorre il termine di emissione e utilizzare il canale previsto. La data del pagamento conta, ma non sempre nello stesso modo.
Aggiornamento: 2026-10-30
Hai consegnato la merce, oppure hai terminato una consulenza, e devi preparare la fattura. Puoi aspettare che il cliente paghi? Quale data devi inserire? È sufficiente inviargli un PDF?
La risposta dipende anzitutto da ciò che hai venduto. Nelle comuni vendite di beni il momento da considerare è generalmente la consegna o la spedizione; nei servizi, invece, conta di regola il pagamento. Da quel momento, la fattura immediata va emessa entro dodici giorni. Quando è obbligatoria la fatturazione elettronica, preparare il documento non basta: occorre trasmetterlo al Sistema di Interscambio.
Qui consideriamo le fatture ordinarie per vendite di beni mobili e prestazioni di servizi tra soggetti residenti o stabiliti in Italia. Restano fuori le operazioni con l’estero, le fatture alla pubblica amministrazione, le prestazioni sanitarie alle persone fisiche e le particolarità dei regimi speciali.
La fattura deve identificare chi vende e chi acquista. Servono nome e cognome oppure denominazione dell’impresa, indirizzo e partita IVA del fornitore. Per il cliente occorrono i dati identificativi e la partita IVA, se acquista nell’esercizio della propria attività; se acquista come privato, va indicato il codice fiscale.
Conviene raccogliere questi dati all’inizio del rapporto, chiedendo anche se l’acquisto è personale o professionale. Non basta che il cliente abbia una partita IVA: bisogna capire in quale veste sta acquistando.
Per il recapito elettronico puoi chiedere il codice destinatario oppure la PEC. Il codice destinatario non sostituisce la partita IVA o il codice fiscale: serve a indirizzare il documento. Se il cliente non comunica un recapito telematico, puoi utilizzare il valore “0000000” nel relativo campo, senza rinviare per questo la fatturazione.
Nel documento devono poi comparire un numero progressivo che lo identifichi in modo univoco, la data, la descrizione dei beni o dei servizi e gli importi. Per un’operazione imponibile vanno distinti imponibile, aliquota e IVA. Se si applicano aliquote diverse, i relativi importi devono essere separati.
Anche la descrizione merita attenzione: deve permettere di capire che cosa è stato venduto o quale attività è stata svolta. Per una consulenza, indicare l’oggetto e il periodo di riferimento è più utile di una voce generica come “prestazioni”.
Per una normale vendita di beni mobili, l’operazione si considera effettuata alla consegna o alla spedizione. Se il cliente pagherà dopo sessanta giorni, questa dilazione non sposta da sola il momento in cui devi fatturare.
Per una comune prestazione di servizi nazionale, invece, il riferimento è generalmente l’incasso. Aver concluso il lavoro non significa quindi, da solo, che sia già iniziato il termine di emissione.
Ci sono però due passaggi che possono anticipare questo momento: il pagamento di un acconto e l’emissione anticipata della fattura. In entrambi i casi, l’operazione assume rilevanza ai fini IVA per l’importo pagato o fatturato. L’acconto sul prezzo, dunque, non va ignorato aspettando il saldo.
Per chiedere il pagamento di un servizio puoi utilizzare una pro forma, chiaramente distinta dalla fattura fiscale. Una vera fattura emessa prima dell’incasso, invece, anticipa il momento dell’operazione per l’importo indicato: non è una semplice richiesta di pagamento priva di effetti IVA.
La fattura “immediata” non deve necessariamente essere inviata nello stesso giorno: il termine ordinario è di dodici giorni dall’effettuazione dell’operazione.
Nella fattura elettronica immediata, il campo “Data” riporta la data dell’operazione, mentre il Sistema di Interscambio attesta quando avviene la trasmissione.
Se, per esempio, incassi una consulenza il 5 ottobre 2026 e non l’hai già fatturata, puoi trasmettere la fattura entro il 17 ottobre 2026, indicando come data del documento il 5 ottobre. Prepararla il 10 ottobre non consente di far partire da quel giorno un nuovo termine.
I dodici giorni sono di calendario. Secondo il chiarimento dell’Agenzia delle Entrate, per questa scadenza non opera lo slittamento al primo giorno lavorativo successivo quando il termine cade di sabato o in un giorno festivo.
La fattura differita permette di documentare entro il giorno 15 del mese successivo operazioni effettuate nello stesso mese verso lo stesso cliente.
Non è però una possibilità da utilizzare soltanto perché preferisci fare i conti a fine mese. Per i beni, la consegna o la spedizione deve risultare da un documento di trasporto, o da un altro documento idoneo previsto dalla disciplina. Anche per i servizi occorre documentazione adeguata che permetta di individuare le prestazioni.
La fattura deve riportare il dettaglio delle operazioni. Puoi quindi riepilogare più consegne mensili documentate, ma non recuperare automaticamente questo termine più lungo se mancano i presupposti.
La fatturazione differita, inoltre, concede più tempo per emettere il documento: non sposta per questo l’operazione nel mese successivo ai fini IVA.
Nell’ambito considerato, la fattura deve essere predisposta nel formato XML previsto e trasmessa attraverso il Sistema di Interscambio, detto SdI. Un PDF inviato per email può essere una copia utile da leggere, ma non sostituisce la fattura elettronica.
Per il cliente privato, la fattura viene resa disponibile nei servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate. Chi la emette deve mettergli a disposizione anche una copia, cartacea o elettronica, salvo che il consumatore vi rinunci.
Dopo la trasmissione, controlla l’esito. Una ricevuta di scarto significa che la fattura si considera non emessa: occorre correggere l’errore e ritrasmetterla. La mancata consegna è diversa: se i controlli sono superati ma il recapito non riesce, la fattura risulta emessa per il fornitore; bisogna avvisare il cliente che è disponibile nella sua area riservata.
Per questo il lavoro non termina quando premi “invia”. Prima raccogli i dati, poi individui il giorno dell’operazione e la scadenza, infine verifichi che il documento abbia superato i controlli.
Aggiornato al 30 ottobre 2026.
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