Una checklist per preparare la fattura partendo dai documenti dell’operazione: chi è il cliente, che cosa hai venduto, quando devi fatturare, quale trattamento IVA applicare e come verificare l’esito dell’invio.
Aggiornamento: 2026-11-03
Hai concordato il prezzo e il cliente ti ha mandato i dati per la fattura. Prima di compilare il documento, però, manca un controllo: quei dati e gli accordi presi bastano a spiegare che cosa stai fatturando e perché applichi proprio quel trattamento IVA?
Il programma può aiutarti a compilare la fattura, ma non decide al posto tuo come trattare l’operazione. Conviene quindi partire da contratto, ordine, consegne e pagamenti, anziché copiare l’ultima fattura emessa.
Questa checklist riguarda le comuni vendite di beni mobili e prestazioni di servizi interne, effettuate da professionisti e imprese in regime IVA ordinario. Operazioni con l’estero, pubblica amministrazione, prestazioni sanitarie alle persone fisiche e regimi speciali richiedono controlli dedicati.
Il primo controllo riguarda i soggetti del rapporto. L’intestazione deve corrispondere a chi ha acquistato il bene o commissionato il servizio: non scegliere un nominativo soltanto perché è quello indicato nell’ultima email.
Raccogli e confronta:
Come controllo pratico, puoi utilizzare il servizio dell’Agenzia delle Entrate per verificare validità, stato di attività e intestatario di una partita IVA italiana. È utile soprattutto con un nuovo cliente o quando i dati ricevuti non coincidono.
Se invece il dubbio riguarda la tua posizione — per esempio, pensi di documentare il lavoro come “prestazione occasionale” — chiariscilo prima di scegliere il documento. Per il lavoro autonomo conta l’abitualità dell’attività: chiamare occasionale un incarico non basta a renderlo tale.
Tieni a portata di mano il preventivo accettato, l’ordine o il contratto e confrontali con ciò che hai effettivamente fornito. Non devono necessariamente esistere tutti questi documenti: servono quelli disponibili e pertinenti al rapporto.
Prima di passare agli importi, verifica:
La descrizione deve rendere riconoscibile la fornitura. “Consulenza” dice poco; indicare l’oggetto dell’incarico e il periodo cui si riferisce aiuta a collegare la fattura al lavoro svolto.
Se nel conto compaiono spese da riaddebitare, non considerarle automaticamente somme fuori IVA. Prima di inserirle, raccogli i giustificativi e verifica come devono essere trattate.
La scadenza non dipende dal giorno in cui trovi il tempo di preparare la fattura. Devi prima individuare quando l’operazione si considera effettuata ai fini IVA.
Nelle comuni vendite di beni mobili conta generalmente la consegna o spedizione. Per le ordinarie prestazioni di servizi interne conta generalmente il pagamento. Un acconto o una fattura anticipata possono però anticipare questo momento, per l’importo pagato o fatturato.
Annota quindi:
Se vuoi utilizzare la fatturazione differita entro il giorno 15 del mese successivo, verifica prima i presupposti: occorrono consegne o spedizioni documentate nei modi previsti oppure servizi individuabili attraverso documentazione idonea. Non basta decidere di fatturare tutto a fine mese.
A questo punto puoi verificare come trattare ciò che stai fatturando. La domanda non è soltanto quale percentuale inserire, ma quale regola comprende quella specifica operazione.
Per un’operazione imponibile l’aliquota ordinaria è il 22%, salvo una disposizione che preveda un trattamento diverso. Un’aliquota ridotta o un’esenzione richiedono le condizioni stabilite dalla legge: la richiesta del cliente, da sola, non è sufficiente.
Il controllo da completare è questo:
Non usare “esente”, “non imponibile” e “non soggetta” come sinonimi. E non dedurre che un cliente straniero comporti automaticamente una fattura senza IVA: in quel caso occorre una verifica distinta dell’operazione.
Se manca una risposta, sottoponi al commercialista contratto, descrizione della fornitura e dati del cliente, non soltanto la domanda «quale codice devo selezionare?».
Prima dell’invio, rileggi insieme intestazione, descrizione e importi. Verifica anche data, numero progressivo univoco e separazione degli importi quando applichi aliquote diverse.
Per il recapito elettronico chiedi al cliente codice destinatario o PEC. Questi dati servono a indirizzare il documento: non sostituiscono partita IVA e codice fiscale. Se il cliente non comunica un recapito telematico, nell’ambito qui considerato puoi utilizzare “0000000” nel campo del codice destinatario, senza rinviare per questo la fatturazione.
La fattura elettronica va predisposta nel formato previsto e trasmessa attraverso il Sistema di Interscambio, o SdI. Il PDF mandato per email è una copia leggibile, non un sostituto dell’invio elettronico.
Se fatturi a un consumatore finale, devi mettergli a disposizione anche una copia cartacea o elettronica, salvo sua rinuncia.
L’ultimo controllo si prepara prima dell’invio, ma si completa dopo: chi guarderà l’esito, tu o l’intermediario?
Una ricevuta di scarto significa che la fattura non risulta emessa: bisogna correggere l’errore e ritrasmetterla. Una ricevuta di impossibilità di consegna, invece, indica che il documento ha superato i controlli ma non è stato recapitato; per il fornitore la fattura risulta emessa e occorre informare il cliente della disponibilità nell’area riservata.
Conserva il collegamento tra documento inviato, ricevuta e documenti dell’operazione. Il controllo dello SdI non sostituisce quello sul merito: il superamento dei controlli tecnici non dimostra, da solo, che l’aliquota scelta sia corretta.
Aggiornato al 3 novembre 2026.
Aprire la partita IVA, emettere una fattura, recuperare l’imposta sugli acquisti e correggere un versamento sono problemi diversi. Per orientarti, parti dalla decisione che devi prendere: questa guida ti aiuta a scegliere il percorso senza confondere passaggi collegati, ma distinti.
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Leggi il testo completo →Per fatturare non basta indicare il prezzo e mandare un documento al cliente. Occorre identificare correttamente l’operazione, capire da quando decorre il termine di emissione e utilizzare il canale previsto. La data del pagamento conta, ma non sempre nello stesso modo.
Leggi il testo completo →Non basta conoscere il settore di attività o copiare una fattura precedente. Per individuare il trattamento IVA corretto bisogna verificare che cosa viene venduto, quali condizioni richiede la legge e quando l’operazione si considera effettuata.
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