Un sollecito utile deve chiarire che cosa chiedi e permetterti di provare che la comunicazione è arrivata al debitore. PEC e raccomandata aiutano, ma occorre controllare l’esito dell’invio e conservare anche il contenuto della richiesta.
Aggiornamento: 2026-10-30
Hai già telefonato e mandato un messaggio. Il cliente ha promesso di pagare, ma il bonifico non arriva. Prima di inviare l’ennesimo «ci sono novità?», conviene cambiare impostazione: formulare una richiesta precisa e scegliere un mezzo che lasci una prova della ricezione.
Le due cose vanno insieme. Una lettera consegnata regolarmente ma troppo vaga può non chiarire quale credito stai facendo valere. Una richiesta dettagliata, invece, perde utilità se non riesci a dimostrare che è arrivata alla persona giusta.
Qui consideriamo le richieste di pagamento per comuni debiti tra privati, professionisti e imprese, prima dell’eventuale causa. Restano fuori le notifiche degli atti giudiziari e le comunicazioni soggette a procedure speciali.
Il debitore dovrebbe capire subito chi chiede il pagamento, per quale rapporto e quale somma risulta ancora dovuta. Indica quindi il contratto, la prestazione o la fornitura, gli eventuali riferimenti delle fatture, la scadenza già trascorsa e il saldo, tenendo conto degli acconti ricevuti.
Poi formula una vera richiesta di pagamento. «Vi chiedo di pagare il saldo di 1.200 euro relativo alla fattura…» è più chiaro di «resto in attesa di un vostro riscontro». Aggiungi le istruzioni necessarie per pagare e una data entro cui provvedere: servono a rendere concretamente eseguibile la richiesta.
Non occorrono toni aggressivi o formule solenni. La costituzione in mora, cioè la richiesta formale con cui si fanno valere gli effetti del ritardo, avviene normalmente mediante una richiesta scritta. Non è necessario intitolare il documento «diffida» né farlo inviare sempre da un avvocato: conta che risulti chiaramente la volontà di ottenere il pagamento.
Per una lettera cartacea, inserisci data e firma. Se alleghi fatture o un prospetto, richiamali nel testo e controlla che gli importi coincidano. È preferibile spiegare una differenza prima dell’invio, anziché lasciare al destinatario il compito di ricostruire i conti.
Anche il termine che concedi deve essere comprensibile. Puoi indicare una data precisa oppure un numero di giorni dalla ricezione. Non scegliere automaticamente quindici giorni pensando che sia una regola generale per qualsiasi sollecito: una semplice richiesta di pagamento non coincide con la particolare diffida diretta a ottenere anche lo scioglimento del contratto.
Telefono, email ordinaria e messaggi possono essere utili per ottenere una risposta e capire perché il pagamento tarda. Quando però vuoi documentare l’arrivo della richiesta, la PEC offre un sistema specifico di ricevute, purché l’invio avvenga da una casella PEC a un’altra casella PEC. Non basta usare la propria PEC per scrivere a un normale indirizzo email.
Le ricevute da distinguere sono due. Quella di accettazione attesta la spedizione attraverso il gestore del mittente. Quella di avvenuta consegna prova che il messaggio è arrivato nella casella del destinatario e ne certifica il momento. Non è necessario che il destinatario lo abbia aperto o letto.
Perciò non fermarti alla cartella “inviati” o alla prima ricevuta. Controlla che sia arrivata anche quella di consegna. Se ricevi un avviso di mancata consegna, per esempio per un problema della casella, non trattarlo come se fosse una consegna riuscita: verifica l’indirizzo e valuta un nuovo invio o la raccomandata.
Prima ancora, assicurati di scrivere al debitore corretto. Se il contratto è con una società, cerca il domicilio digitale della società, senza confonderlo con quello personale dell’amministratore o con l’indirizzo di un consulente. Per imprese e professionisti puoi consultare INI-PEC; per le persone fisiche, INAD consente di cercare l’eventuale domicilio digitale registrato.
Nel messaggio rendi riconoscibile la richiesta anche senza aprire tutti gli allegati: un oggetto chiaro e poche righe che identifichino rapporto, importo e richiesta evitano equivoci. Gli allegati servono a documentare e spiegare, non a nascondere il punto principale.
Se non disponi di un recapito PEC utilizzabile, la raccomandata con avviso di ricevimento è una soluzione pratica. Prima di spedirla verifica il destinatario e l’indirizzo, controllando anche le eventuali indicazioni contenute nel contratto per le comunicazioni.
Conserva una copia esatta della lettera firmata e di tutti gli allegati. La ricevuta postale, da sola, non sostituisce il testo che hai spedito: devi poter ricostruire sia il viaggio della comunicazione sia ciò che conteneva.
Se la raccomandata torna indietro, leggi il motivo. Un indirizzo errato e una lettera non ritirata non sono la stessa situazione. In generale, il codice civile presume conosciuta una dichiarazione quando arriva all’indirizzo del destinatario, salvo che questi dimostri di essere stato, senza propria colpa, nell’impossibilità di averne notizia. Il semplice «non l’ho letta», quindi, non basta necessariamente a escluderne gli effetti.
Quando manca la consegna materiale, conserva anche la busta restituita e le indicazioni postali sull’avviso e sulla giacenza. Se da quell’invio dipende il rispetto di un termine importante, fai verificare la documentazione: non applicare automaticamente alla normale corrispondenza le regole previste per le notifiche giudiziarie.
Una richiesta scritta chiara e regolarmente ricevuta può servire a costituire in mora il debitore. Non bisogna però pensare che ogni conseguenza del ritardo inizi sempre dalla lettera: la legge prevede anche situazioni in cui la mora si verifica senza una richiesta preventiva.
La comunicazione può inoltre interrompere la prescrizione, ossia il decorso del tempo che può impedire di far valere il credito. Per la normale richiesta stragiudiziale idonea a costituire in mora, l’interruzione fa partire un nuovo periodo di prescrizione. È quindi importante documentare quando la richiesta arriva, non soltanto quando viene spedita.
Se temi che il credito sia vicino alla prescrizione, non aspettare l’ultimo giorno e non presumere che basti ripetere un vecchio sollecito: occorre verificare il termine applicabile e l’idoneità della comunicazione.
Resta poi una distinzione essenziale: la prova della ricezione dimostra che hai chiesto il pagamento, non che ogni somma richiesta sia effettivamente dovuta. Il contratto, gli accordi e i documenti relativi alla prestazione devono essere conservati separatamente. Allo stesso modo, il silenzio del destinatario non va trattato come un’ammissione del debito.
Per la PEC, salva il messaggio inviato, gli allegati e le ricevute di accettazione e consegna nei loro file originali. Se il servizio permette di scegliere, è utile utilizzare la ricevuta di consegna completa, che include anche il messaggio consegnato. Non affidarti soltanto a una stampa o a una schermata.
Per la raccomandata, tieni insieme copia della lettera, allegati, ricevuta di spedizione, avviso di ricevimento e ogni documento relativo a un eventuale mancato recapito.
Conserva anche le risposte del debitore. Se propone una data diversa o un pagamento a rate, chiarisci per iscritto che cosa accetti, quali importi restano dovuti e quando devono essere versati. A quel punto il passo utile non è necessariamente un altro sollecito: è capire se esiste un impegno concreto da documentare oppure se occorre valutare il recupero del credito.
Aggiornato al 30 ottobre 2026.
Per recuperare una somma non pagata bisogna capire che cosa impedisce l’incasso: documenti incompleti, una contestazione o la mancanza di denaro. Sollecito, accordo, causa e pignoramento rispondono a problemi diversi e non sono sempre tappe da percorrere tutte.
Leggi il testo completo →Il sollecito serve a chiedere un pagamento preciso e a documentare la richiesta. Il piano di rientro serve invece a concordare nuove scadenze. Per scegliere il passo utile bisogna capire se manca una risposta, se il debitore chiede tempo oppure se contesta il debito.
Leggi il testo completo →Un piano di rientro deve chiarire non soltanto quanto pagare ogni mese, ma anche quali somme comprende, che cosa accade in caso di ritardo e quando il debito sarà definitivamente chiuso.
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