Per capire se le provvigioni tornano, serve collegare ogni affare alle condizioni del mandato, all’estratto conto e al pagamento ricevuto. Questa scheda aiuta a separare le differenze già calcolabili dalle voci per cui mancano documenti o spiegazioni.
Aggiornamento: 2026-11-03
Nell’estratto conto manca un ordine. Su un altro cliente la percentuale sembra sbagliata. Il bonifico, poi, non coincide con il totale del prospetto. Sono problemi diversi: sommarli subito in un unico “credito verso l’azienda” rischia di confondere il controllo.
Il metodo più utile è lavorare su due livelli: una scheda delle condizioni applicabili al mandato e un confronto affare per affare. Solo dopo si passa alla verifica dei pagamenti.
Lo strumento riguarda i normali rapporti di agenzia commerciale in Italia. Non è pensato per mediazione immobiliare, agenzia assicurativa o finanziaria, né per calcolare le indennità di fine rapporto.
Prepara una scheda distinta per ciascuna azienda mandante, cioè l’impresa per cui lavori. Indica:
Non basta scrivere “provvigione 5%”. Devi poter risalire al documento che stabilisce su quali vendite e su quale importo applicarla.
Se non hai una ricostruzione scritta degli accordi, puoi chiedere alla mandante un documento sottoscritto che riproduca il contratto e le clausole aggiuntive: è un diritto previsto dal codice civile.
Conserva separatamente le comunicazioni di variazione. Per ognuna annota la data di ricezione, la decorrenza indicata dall’azienda, i clienti o compensi coinvolti, la tua eventuale risposta e i termini da verificare nel contratto o nell’AEC. La data annunciata dall’azienda non va confusa con una decorrenza già verificata e condivisa.
Se una modifica è controversa, mantieni due colonne di calcolo: “condizioni precedenti” e “condizioni comunicate”. La scheda renderà visibile la differenza economica senza dare per risolta la questione della validità della modifica.
Puoi usare un foglio elettronico. L’importante è assegnare a ogni operazione un riferimento stabile, così da ritrovarla anche se ordine, fattura ed estratto conto usano codici diversi.
| Campo | Che cosa inserire |
|---|---|
| Cliente e riferimento dell’affare | Ragione sociale, codice cliente, numero e data dell’ordine o altro identificativo disponibile. |
| Collegamento con il mandato | Cliente seguito dall’agente, vendita diretta nella zona o alla clientela riservata, altra ragione per cui la provvigione viene richiesta. |
| Esito dell’ordine | Accettato, rifiutato, modificato o ancora senza esito noto; data e documento della comunicazione. |
| Esecuzione dell’affare | Consegne o prestazioni eseguite, relative date e parti ancora da eseguire. |
| Fatture al cliente | Numeri, date e importi, collegati all’ordine. |
| Pagamento del cliente | Scadenza concordata, incassi conosciuti e importi ancora aperti. Se il dato manca, scrivi “da richiedere”. |
| Condizioni provvigionali | Documento applicabile, base di calcolo, aliquota ed eventuali condizioni particolari. |
| Maturazione da verificare | Data o evento rilevante secondo le regole applicabili; quota maturata se l’esecuzione è parziale. |
| Provvigione risultante dal controllo | Importo calcolato dall’agente, con formula leggibile. Se mancano dati decisivi, segnala che il calcolo è provvisorio. |
| Dato dell’estratto conto | Periodo, riferimento della voce, base, aliquota e provvigione riconosciuta dall’azienda. |
| Rettifiche e storni | Importo, data, motivazione e collegamento alla provvigione originaria. |
| Differenza e azione successiva | Somma da chiarire, documento mancante, richiesta inviata e risposta ricevuta. |
Non lasciare celle vuote quando manca un’informazione: “non disponibile” e “non applicabile” significano cose diverse.
Se un ordine comprende prodotti con percentuali differenti, dividilo in più righe. Lo stesso vale quando consegne o pagamenti parziali incidono sul calcolo. Eviterai di applicare un’unica percentuale o un’unica data a un affare che richiede conteggi distinti.
La prima verifica riguarda il diritto al compenso. In generale, la provvigione spetta sugli affari conclusi grazie all’intervento dell’agente. Un ordine semplicemente trasmesso non dimostra, da solo, che l’affare sia stato concluso.
Controlla anche le vendite dirette della mandante: salvo diverso accordo, possono dare diritto alla provvigione quando riguardano clienti acquisiti dall’agente per affari dello stesso tipo oppure appartenenti alla zona o alla clientela riservata.
Il secondo controllo riguarda quando il compenso matura. Non impostare automaticamente tutto il foglio sulla data della fattura o sull’incasso del cliente.
In mancanza di diverso accordo, conta il momento in cui la mandante ha eseguito o avrebbe dovuto eseguire la propria prestazione. Anche gli accordi diversi incontrano un limite: la provvigione spetta al più tardi quando il cliente ha eseguito, o avrebbe dovuto eseguire, la sua prestazione se la mandante avesse adempiuto.
Perciò una voce assente può essere un’omissione, una provvigione non ancora maturata oppure un affare di cui non conosci l’esito. Nella scheda queste situazioni devono restare separate.
Per ogni affare confronta la provvigione risultante dai tuoi documenti con quella riconosciuta nell’estratto conto, usando importi omogenei.
Se la base concordata è di 10.000 euro e l’aliquota è il 5%, il compenso calcolato è di 500 euro. Se l’azienda ne espone 450, la differenza è di 50 euro. Prima di chiederla, verifica se il prospetto utilizza una base di 9.000 euro o un’aliquota del 4,5%: la cifra finale è uguale, ma il punto da chiarire cambia.
Il confronto con il bonifico viene dopo. Prepara un riepilogo separato con:
estratto conto → fattura dell’agente → netto da pagare → accrediti ricevuti → residuo.
Tieni distinte le provvigioni dalle eventuali altre voci della fattura e dalle trattenute applicabili. Una ritenuta fiscale non è uno storno commerciale. Se un bonifico copre più fatture, annota come è stato ripartito; se manca l’indicazione, chiedila invece di attribuire il pagamento a caso.
Il codice civile impone la consegna dell’estratto conto entro l’ultimo giorno del mese successivo al trimestre di maturazione. Entro lo stesso termine le provvigioni liquidate devono essere effettivamente pagate. Nella scheda registra quindi sia la scadenza sia le date reali di ricezione del prospetto e dell’accredito, considerando eventuali termini più favorevoli.
Non cancellare la provvigione originaria quando compare una rettifica negativa. Registra lo storno come movimento separato: devi poter ricostruire quanto era stato riconosciuto, quanto è stato sottratto e perché.
La dicitura “insoluto” non basta a spiegare ogni recupero. La restituzione delle provvigioni riscosse è ammessa soltanto nella misura in cui sia certo che l’affare non avrà esecuzione per cause non imputabili alla mandante. Se invece azienda e cliente concordano di non eseguire il contratto, la legge prevede per la parte ineseguita una provvigione ridotta.
Chiedi dunque il collegamento all’affare e i documenti che spiegano l’accaduto. Una nota di credito può aiutare a ricostruire i fatti, ma occorre conoscerne anche la ragione.
Terminato il confronto, separa tre risultati:
L’estratto conto deve indicare gli elementi essenziali del calcolo. L’agente può inoltre esigere le informazioni necessarie a verificare le provvigioni, compreso un estratto dei libri contabili.
Usa la scheda per formulare una richiesta circoscritta: periodo, cliente, ordine, dato mancante o differenza rilevata. Conserva la richiesta e la risposta accanto alla relativa operazione.
Se sono presenti comunicazioni di variazione o termini di risposta da verificare, esaminali senza aspettare di completare tutti i conteggi. Il foglio serve a organizzare il controllo: non sostituisce la valutazione delle scadenze e degli effetti delle comunicazioni ricevute.
Aggiornato al 3 novembre 2026.
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