I documenti dell’assemblea: checklist prima, durante e dopo

Questa checklist serve a raccogliere i documenti e i dati che permettono di ricostruire una decisione dell’assemblea. Non sostituisce l’esame legale della delibera: aiuta a capire che cosa manca e che cosa chiedere subito. Per quorum, invalidità e termini consulta anche l’approfondimento Assemblea: documenti e decisioni.

Prima dell’assemblea

Convocazione

• [ ] Conserva l’avviso completo, non soltanto una fotografia o il testo inoltrato.
• [ ] Conserva la prova della data e del mezzo con cui l’avviso è stato ricevuto.
• [ ] Controlla data, ora e luogo della prima e dell’eventuale seconda convocazione.
• [ ] Verifica che l’ordine del giorno descriva in modo specifico ogni decisione proposta.
• [ ] Annota eventuali punti che non risultano comprensibili o che rinviano a documenti non identificati.

L’avviso deve indicare specificamente l’ordine del giorno, il luogo e l’ora della riunione e deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della prima convocazione con uno dei mezzi previsti dalla legge. Fonte 1

Documenti per ciascun punto

• [ ] Scrivi il testo della decisione che ti aspetti venga messa ai voti.
• [ ] Raccogli preventivi, contratti, relazioni tecniche, fatture o pareri richiamati.
• [ ] Per una spesa, individua importo, criterio di riparto e tabella millesimale proposta.
• [ ] Per lavori straordinari, cerca il progetto o capitolato, i preventivi e le condizioni del fondo speciale.
• [ ] Conserva le delibere precedenti collegate.
• [ ] Controlla il regolamento condominiale e le eventuali regole sulla partecipazione.
• [ ] Se manca qualcosa, invia una richiesta scritta e conserva prova della richiesta e della risposta.

La legge consente agli interessati, previa richiesta, di vedere gratuitamente i registri indicati dall’articolo 1129 e di ottenerne copia firmata previo rimborso della spesa. Questo diritto non significa che ogni documento di supporto debba essere allegato all’avviso: perciò conviene chiedere per tempo ciò che serve a valutare il singolo punto. Fonte 2

Partecipanti e deleghe

• [ ] Verifica chi ha diritto a partecipare in relazione all’unità immobiliare.
• [ ] Se non puoi partecipare, prepara una delega scritta con istruzioni chiare.
• [ ] Se i condòmini sono più di venti, controlla i limiti numerici e millesimali del delegato.
• [ ] Ricorda che l’amministratore non può ricevere deleghe per partecipare all’assemblea.
• [ ] In caso di comproprietà, individua il rappresentante comune.

La forma scritta della delega, i limiti nei condomìni con più di venti partecipanti e il divieto di delega all’amministratore derivano dall’articolo 67 delle disposizioni di attuazione. Fonte 3

Durante l’assemblea

Per ogni deliberazione, verifica o chiedi che il verbale renda ricostruibili questi elementi:

• [ ] presenti e delegati al momento dell’apertura, con i rispettivi millesimi;
• [ ] ingressi e uscite intervenuti prima dei singoli voti;
• [ ] testo preciso della proposta effettivamente votata;
• [ ] eventuali modifiche rispetto alla proposta iniziale;
• [ ] favorevoli, contrari e astenuti, con i millesimi rappresentati;
• [ ] importo, criterio di riparto, soggetto incaricato e scadenze, se la decisione comporta una spesa;
• [ ] documenti o allegati espressamente richiamati dalla decisione;
• [ ] dichiarazioni brevi di cui viene chiesta la verbalizzazione;
• [ ] esito finale, evitando formule isolate come “approvato a maggioranza” quando non consentono di ricostruire il voto.

La legge richiede che tutti gli aventi diritto siano stati regolarmente convocati e che della riunione sia redatto un processo verbale da trascrivere nel registro dell’amministratore. Quorum e maggioranze cambiano secondo convocazione e oggetto della delibera: la checklist registra i dati, ma non sostituisce il calcolo giuridico. Fonte 4

Dopo l’assemblea

• [ ] Conserva la copia integrale del verbale e degli allegati che ti sono stati trasmessi.
• [ ] Annota come e quando hai ricevuto il verbale; conserva PEC, raccomandata, email o consegna.
• [ ] Confronta il testo approvato con l’ordine del giorno e con i documenti richiamati.
• [ ] Verifica che presenze, deleghe, millesimi ed esito dei voti siano leggibili.
• [ ] Controlla che importi, riparti, incarichi, termini e condizioni siano determinati o determinabili.
• [ ] Se manca un allegato o un dato, chiedilo subito per iscritto.
• [ ] Se eri assente, contrario o astenuto e pensi di contestare la decisione, registra immediatamente la data rilevante e chiedi una valutazione professionale.

Per le delibere annullabili il termine è di trenta giorni: decorre dalla deliberazione per dissenzienti e astenuti e dalla comunicazione per gli assenti. La richiesta di sospensione presentata prima della causa non sospende né interrompe da sola quel termine. Fonte 5

Come ordinare il fascicolo

Crea una cartella per ogni assemblea e usa nomi semplici:

1. 01-convocazione-e-ricezione
2. 02-ordine-del-giorno-e-documenti
3. 03-deleghe-e-presenze
4. 04-proposte-e-appunti
5. 05-verbale-e-allegati
6. 06-comunicazione-e-richieste-successive

Chiudi il fascicolo con una pagina riepilogativa: data dell’assemblea, punti votati, esito, importi, documenti mancanti e prima scadenza da controllare. In questo modo un professionista può esaminare il caso senza dover ricostruire i fatti da messaggi e fotografie sparse.