Preparare la liquidazione: conti, rapporti e documenti da mettere in ordine

La contabilità è dal commercialista, i contratti sono nell’archivio dell’amministratore e le informazioni sui clienti insolventi le conosce chi seguiva le vendite. Quando si prepara la liquidazione, il primo problema è spesso questo: i documenti esistono, ma nessuno dispone di un quadro unico.

Preparare le consegne significa collegare ogni importo al rapporto che lo ha generato, ai documenti che lo dimostrano e alla prossima attività da svolgere. Un elenco di saldi, da solo, non dice se un credito sarà incassato, se un conto è utilizzabile o quanto costerà chiudere un contratto.

Questa checklist riguarda la liquidazione ordinaria di società commerciali solventi, soprattutto S.r.l., S.p.A., S.n.c. e S.a.s. Serve a organizzare il lavoro: non sostituisce i documenti richiesti dalla legge, non certifica la capacità di pagare tutti e non autorizza distribuzioni ai soci.

Come compilare la lista senza perdere le informazioni importanti

Conviene scegliere una data comune per la ricognizione operativa e annotare separatamente i movimenti successivi. Questa data non sostituisce quelle previste per i documenti contabili obbligatori.

Per ogni conto, bene o rapporto, si può usare una riga con questi campi:

Il referente operativo è chi recupera l’informazione o segue il passaggio, non necessariamente chi ha il potere di decidere. Assegnare una voce al commercialista, per esempio, non trasferisce a lui le responsabilità degli amministratori o del liquidatore.

Meglio evitare caselle vuote: “non presente, verificato” è diverso da “non sappiamo ancora”. Anche lo stato “consegnato” va distinto da “verificato”: ricevere un estratto conto non significa averne già confrontato il saldo con la contabilità.

I documenti di partenza cambiano secondo la società

Nelle S.r.l. e S.p.A., con l’iscrizione della nomina dei liquidatori gli amministratori cessano dalla carica e devono consegnare i libri sociali, una situazione dei conti alla data di effetto dello scioglimento e il rendiconto della gestione successiva all’ultimo bilancio approvato. Della consegna deve essere redatto un verbale. L’ultimo bilancio, quindi, non basta.

Per le S.n.c. e S.a.s. che procedono alla liquidazione con liquidatori, la disciplina prevede la consegna dei beni e dei documenti sociali e il conto della gestione successiva all’ultimo rendiconto. Amministratori e liquidatori devono inoltre redigere e sottoscrivere insieme l’inventario delle attività e delle passività.

Alla cartella iniziale è utile aggiungere statuto o contratto sociale, visura aggiornata, decisioni sullo scioglimento, nomina e poteri dei liquidatori. Sono i documenti da cui partire per capire chi può agire e con quali limiti.

La lista che segue è invece uno strumento pratico di raccolta: va adattata ai rapporti effettivamente presenti.

Denaro e crediti: quanto c’è e quanto si potrà incassare

Il primo blocco può essere preparato dall’amministrazione, con il supporto del commercialista e di chi conosce i clienti.

• [ ] Conti e disponibilità. Elencare conti bancari e postali, depositi, carte aziendali, cassa e servizi di pagamento. Raccogliere estratti aggiornati, contratti, deleghe e movimenti non ancora contabilizzati. Separare il saldo complessivo dalle somme vincolate o non utilizzabili e segnalare gli addebiti automatici ancora attivi.
• [ ] Crediti verso clienti. Preparare un elenco per fattura, con scadenza, incassi parziali, contestazioni e solleciti. Allegare ordini, contratti e prove della consegna o della prestazione. Accanto all’importo contabile, annotare quanto si prevede concretamente di recuperare e in quali tempi, spiegando le incertezze.
• [ ] Altre somme da recuperare. Censire depositi cauzionali, anticipi, crediti verso soci o altre società, rimborsi e crediti tributari. Per ciascuno indicare che cosa occorre fare per ottenerlo: una richiesta ancora da presentare non va trattata come denaro già disponibile.

Se una pratica è affidata a un legale o a una società di recupero, servono anche il referente, lo stato dell’incarico e i costi ancora prevedibili. “Credito seguito dall’avvocato” non è un’informazione sufficiente per programmare un incasso.

Debiti e costi della chiusura: non fermarsi alle fatture registrate

Lo stesso dettaglio serve sul lato dei pagamenti. La raccolta può essere coordinata dall’amministrazione, facendo confermare le singole posizioni ai professionisti che le seguono.

• [ ] Fornitori e finanziamenti. Raccogliere scadenzario, fatture, contratti, rate residue, interessi, solleciti e accordi di pagamento. Segnalare anche prestazioni già ricevute per le quali manca ancora la fattura. Tenere distinti i debiti riconosciuti da quelli contestati.
• [ ] Fisco e contributi. Riunire dichiarazioni, ricevute di invio, versamenti, comunicazioni degli enti, cartelle e piani di rateazione. Chiedere al commercialista e al consulente del lavoro un elenco delle posizioni aperte e delle prossime scadenze, non soltanto degli importi già scaduti.
• [ ] Soci e garanzie. Separare finanziamenti dei soci, versamenti di capitale, anticipazioni e rimborsi spese. Censire fideiussioni e altre garanzie, distinguendo quelle prestate dalla società da quelle personali dei soci.
• [ ] Spese per arrivare alla fine. Stimare compensi professionali, costi del liquidatore, canoni, assicurazioni, custodia, vendita o smaltimento dei beni e conservazione degli archivi. Indicare le ipotesi usate, soprattutto la durata prevista della liquidazione.

Questo preventivo serve a capire quante risorse occorreranno ancora. Non equivale, da solo, a stabilire come ogni costo debba essere registrato in bilancio.

Beni, contratti e personale: che cosa resta da sistemare

Qui la contabilità va confrontata con la situazione concreta. Possono essere coinvolti i responsabili di magazzino, dei contratti e del personale.

• [ ] Beni e magazzino. Elencare immobili, veicoli, macchinari, merci, partecipazioni e diritti cedibili, indicando dove si trovano e chi li custodisce. Allegare titoli di acquisto, registri, inventari ed eventuali stime. Separare i beni della società da quelli in leasing, noleggio o appartenenti a terzi; segnalare vincoli e costi di rimozione.
• [ ] Contratti aperti. Censire locazioni, utenze, assicurazioni, software, abbonamenti, forniture e ordini ancora da eseguire. Per ciascuno controllare durata, rinnovi, preavviso, modalità di uscita e costi prevedibili. Indicare se la comunicazione è soltanto da preparare oppure è già stata inviata, conservandone la prova.
• [ ] Personale e collaboratori. Raccogliere contratti, dati sulle retribuzioni, ferie e permessi, TFR, contributi, accordi e contestazioni. Chiedere al consulente del lavoro di ricostruire costi, tempi e adempimenti per la gestione dei rapporti.

Per il personale, la checklist deve mettere in evidenza anche le decisioni ancora da prendere: non basta inserire una generica voce “liquidazione dipendenti” fra i debiti.

Cause, archivi e scadenze devono avere un referente

Una controversia può incidere sia sugli incassi sia sulle somme da pagare. È utile chiedere a ciascun legale un aggiornamento scritto su cause, recuperi, diffide e trattative: controparte, oggetto, importi, prossime scadenze, spese e valutazione disponibile del rischio. La somma richiesta dall’altra parte va distinta da quella eventualmente riconosciuta o già accertata.

Anche gli archivi richiedono una consegna concreta:

• [ ] Libri e contabilità: libri sociali, scritture contabili, bilanci, fatture e documenti giustificativi, con indicazione degli originali conservati presso terzi.
• [ ] Archivi digitali: PEC, posta aziendale, gestionale, fatturazione e conservazione elettronica, prevedendo accessi appropriati per il subentro, senza condividere credenziali personali.
• [ ] Calendario degli adempimenti: attività societarie, fiscali, contributive e amministrative da confermare con chi le segue, indicando per ciascuna un nome, una scadenza e la prova dell’esecuzione.

Prima della consegna conviene verificare che i file siano leggibili e che i servizi necessari non vengano disattivati mentre contengono ancora documenti da acquisire.

Chiudere la consegna non significa poter distribuire il saldo

Al verbale, nelle società di capitali, è utile allegare l’elenco di ciò che è stato ricevuto e di ciò che manca. Per ogni lacuna, indicare chi deve recuperare il documento e una data prevista. Nelle società di persone, la raccolta deve consentire anche di predisporre l’inventario richiesto.

Con questi dati si può costruire un calendario realistico di incassi, pagamenti e costi. Se emergono risorse insufficienti, occorre approfondire subito la sostenibilità della chiusura con un professionista esperto di crisi d’impresa.

Il saldo del conto non è il residuo spettante ai soci. Nelle società di persone, i beni non possono essere ripartiti prima di aver pagato i creditori o accantonato le somme necessarie. Nelle società di capitali, gli acconti richiedono che dai bilanci risulti salvaguardata la disponibilità delle somme necessarie a pagare integralmente e tempestivamente i creditori.

Il risultato utile della checklist è dunque una consegna verificabile: ogni rapporto ha i suoi documenti, ogni dubbio è visibile e ogni attività ancora aperta ha qualcuno che la segue.

Fonti

• Codice civile, articolo 2487-bis — Cessazione degli amministratori, documenti obbligatori e verbale di consegna nelle società di capitali. Testo consultato nella banca dati istituzionale della Giustizia tributaria. (def.giustiziatributaria.gov.it)
• Codice civile, articoli 2277, 2293 e 2315 — Consegna di beni e documenti, conto della gestione e inventario nelle società di persone; disposizioni di rinvio per S.n.c. e S.a.s. Testo consultato nell’edizione del Codice civile ospitata dalla banca dati FAOLEX. (faolex.fao.org)
• Codice civile, articolo 2280 — Tutela dei creditori prima delle ripartizioni ai soci nelle società di persone. Testo consultato nell’edizione ospitata da FAOLEX. (faolex.fao.org)
• Codice civile, articoli 2487, 2489 e 2491, introdotti dal d.lgs. 17 gennaio 2003, n. 6, articolo 4 — Poteri dei liquidatori, diligenza nell’incarico e condizioni per gli acconti ai soci. Testo consultato su Normattiva. (normattiva.it)
• OIC 5, “Bilanci di liquidazione”, luglio 2026, paragrafi 8–9, 38–39 e 115–116 — Distinzione tra importi contabili e valori di realizzo o estinzione; rendiconto degli amministratori. Consultate le parti pertinenti. Il principio si applica agli esercizi che iniziano dal 1° gennaio 2027, con applicazione anticipata consentita dal 2026 e disciplina transitoria per le liquidazioni già avviate. (fondazioneoic.eu)

Aggiornato al 3 novembre 2026.