Fascicolo della controversia

Arriva un’intimazione, una richiesta di pagamento o una contestazione sui conti. Il primo impulso è inoltrare al professionista una lunga sequenza di messaggi. Così, però, data dell’udienza, importi e prove rischiano di restare nascosti. Questo fascicolo serve a consegnare una ricostruzione controllabile: non decide chi ha ragione, non sostituisce la consulenza e non calcola termini nuovi; rende subito visibili atti ricevuti, scadenze, conto economico, comunicazioni e risultato cercato.

Come usare il fascicolo

• □ Crea una cartella principale e conserva gli originali senza rinominarli in modo irreversibile.
• □ Lavora su copie ordinate con numerazione progressiva: 01 contratto, 02 registrazione, 03 conto, 04 comunicazioni, 05 atti.
• □ Non modificare screenshot, ricevute o PDF; se aggiungi note, usa un file separato.
• □ Indica espressamente ciò che manca e chi potrebbe possederlo.
• □ Consegna una copia completa al professionista e conserva la versione inviata.

1. Scheda iniziale in una pagina

La data scritta sull’atto non coincide necessariamente con la data in cui è stato ricevuto. Registra entrambe e allega busta, avviso, PEC completa o relata. Se compare un’udienza, riportala esattamente come nell’atto: sarà il professionista a verificare conseguenze e attività da compiere.

2. Cronologia essenziale

• □ Ogni riga contiene una data precisa o dichiara che la data è incerta.
• □ Messaggi e allegati sono collegati all’evento, non accumulati senza indice.
• □ Pagamenti parziali, restituzioni e nuove scadenze non cancellano le righe precedenti.
• □ Le trattative sono distinte dagli accordi effettivamente conclusi.
• □ Dopo la consegna registro ogni nuovo evento in fondo alla cronologia.

3. Conto economico replicabile

Separa canoni e oneri accessori, indica scadenze e accrediti reali e non sommare automaticamente importi contestati. Per gli oneri conserva la richiesta specifica, i criteri di ripartizione e i giustificativi disponibili. Se una voce è dubbia, non eliminarla e non presentarla come certa: evidenziala nella colonna «contestato» e spiega perché.

• □ Allego contratto, eventuali modifiche e prova della registrazione.
• □ Allego estratti o ricevute pertinenti oscurando movimenti estranei.
• □ Per ogni pagamento indico data, importo, causale e beneficiario.
• □ Evidenzio somme riconosciute, somme controverse e calcoli ancora da aggiornare.
• □ Se esiste un piano di rientro, allego testo firmato e situazione di ogni rata.

4. Indice delle prove e delle comunicazioni

Una fotografia di una chat dimostra ciò che è visibile, ma può non mostrare mittente, data completa, allegati o continuità della conversazione. Conserva quindi anche l’esportazione o il file originale quando disponibile. Le dichiarazioni personali restano distinte dai documenti provenienti dalla controparte, da terzi o dall’autorità giudiziaria.

5. Se è arrivata un’intimazione

• □ Copia integrale dell’intimazione e della citazione, senza omettere pagine.
• □ Busta, relata, avviso di ricevimento o messaggio PEC con ricevute.
• □ Data effettiva di ricezione e persona che ha ricevuto l’atto.
• □ Data, ora, luogo o modalità dell’udienza riportati testualmente.
• □ Importi chiesti, periodi indicati e domanda di pagamento distinta dal rilascio.
• □ Prove dei pagamenti già eseguiti e delle contestazioni già comunicate.
• □ Eventuali anomalie descritte come fatti da verificare, non come nullità già accertate.
• □ Informazioni utili per valutare pagamento, opposizione, accordo o richiesta del termine previsto dalla disciplina abitativa.

Non attendere di completare ogni allegato prima di mostrare l’atto al professionista. La mancata comparizione o una difesa priva di documenti può avere conseguenze; la valutazione sulla sanatoria, sull’opposizione e sui provvedimenti possibili richiede il conteggio aggiornato e l’esame dell’atto concreto.

6. Se si valuta un accordo

• □ Saldo alla data scelta e voci incluse.
• □ Rate, scadenze, mezzo di pagamento e imputazione.
• □ Effetto di un ritardo o di un pagamento parziale.
• □ Indicazione espressa se l’obbligazione precedente resta o viene sostituita.
• □ Data e modalità della riconsegna, chiavi e stato dell’immobile.
• □ Sorte di deposito, danni e conguagli non ancora noti.
• □ Rinunce, riserve e spese descritte senza formule generiche.
• □ Forma dell’accordo valutata in relazione a pagamento e rilascio.

Una ricognizione di debito, una rateizzazione e una transazione non sono la stessa cosa. La semplice scrittura privata documenta gli impegni, ma non è automaticamente un titolo esecutivo per ogni prestazione. Porta al professionista sia le bozze sia le versioni firmate e indica quali concessioni sono state davvero accettate.

7. Le domande da consegnare al professionista

• □ Quali somme risultano documentate e quali richiedono un nuovo conteggio?
• □ Quali contestazioni hanno già una prova e quali necessitano di documenti ulteriori?
• □ L’atto ricevuto richiede un’attività immediata? Quale data governa la verifica?
• □ Rilascio dell’immobile e pagamento devono essere trattati insieme o separatamente?
• □ È realistico un accordo e quali punti non possono restare ambigui?
• □ La mediazione è richiesta o utile nel percorso concreto e in quale momento?
• □ Qual è il risultato prioritario e quale soluzione alternativa è accettabile?
• □ Quali documenti mancanti devo ottenere e da chi?

Controllo finale di consegna

• □ La scheda iniziale espone il problema in una pagina.
• □ La cronologia è ordinata e ogni evento richiama un documento.
• □ Il conto distingue dovuto, pagato e contestato.
• □ Atto, notifica e data di ricezione sono in apertura se prioritari.
• □ Gli originali sono conservati e le copie hanno nomi coerenti.
• □ Dati non pertinenti di terzi e movimenti estranei sono oscurati nelle copie.
• □ Ho scritto il risultato richiesto e le domande concrete.
• □ Ho indicato ciò che manca, senza inventare fatti o date.
• □ Ho conservato la versione esatta consegnata e la data dell’invio.
• □ Aggiornerò il fascicolo senza sovrascrivere la cronologia precedente.