Registrazione documenti IVA

Le fatture emesse devono essere annotate in apposito registro entro 15 giorni dall'emissione, nell'ordine della loro numerazione e con l'indicazione, per ciascuna di esse, del destinatario, dell'importo dell'operazione (distintamente per aliquota), dell'aliquota e dell'imposta addebitata.

Le fatture differite, diversamente, vanno registrate entro lo stesso termine previsto per l’emissione, quindi entro il giorno 15 del mese successivo a quello in cui l’operazione si considera effettuata.

L’imposta relativa a tali fatture, comunque, va inserita nella liquidazione periodica di competenza, cioè del periodo (mese/trimestre) in cui è avvenuta la consegna o spedizione dei beni.

L’annotazione delle fatture emesse dai soggetti che si avvalgono delle particolari semplificazioni per le operazioni “triangolari” deve avvenire entro lo stesso mese di emissione.

Gli autotrasportatori, che si avvalgono della previsione normativa di cui all’art.74, comma 4 del DPR n. 633/1972, devono annotare le fatture emesse entro il trimestre solare successivo a quello di emissione.

Le fatture di importo inferiore a €.154,94 possono essere registrate cumulativamente mediante un documento riepilogativo.

7.2 - REGISTRAZIONE DEI CORRISPETTIVI (Artt. 22 e 24)

L’emissione della fattura non è obbligatoria, salvo che non venga espressamente chiesta dal cliente al momento dell'effettuazione dell'operazione, per le operazioni espressamente indicate dall'art.22 del D.P.R. 633/72:

- commercio al minuto

- prestazioni alberghiere e somministrazioni di bevande e alimenti in pubblici esercizi

- prestazioni di trasporto di pubblico collettivo di persone e di veicoli e bagagli al seguito

- prestazioni di servizi in locali aperti al pubblico (autoscuole, barbieri, parrucchieri ecc.)

- prestazioni di servizi in forma ambulante o nell’abitazione di clienti (fumisti, ciabattini,ombrellai ecc.)

I corrispettivi riscossi vanno certificati mediante  emissione di scontrino o ricevuta fiscale; la registrazione dei corrispettivi, suddivisa per giorni, va eseguita, ai sensi D.P.R. n.695/1996 e art.15 D.P.R.  n. 435/2001, entro il giorno 15 del mese successivo a quello di riferimento con riferimento a tutti i corrispettivi riscossi in ciascun mese solare precedente.

Nondimeno di segnala che l'imprenditore che acquista da un “dettagliante” beni nell’ambito della propria attività di impresa è obbligato a richiedere la fattura.

Inoltre vi sono “dettaglianti” esonerati dall’obbligo dell’emissione dello scontrino o della ricevuta, i quali sono obbligati soltanto ad annotare entro il giorno non festivo successivo, i corrispettivi, comprensivi di iva, complessivamente riscossi nel giorno.

I corrispettivi devono essere suddivisi per aliquota, nell’importo complessivo giornaliero vanno compresi ed evidenziati  gli importi riscossi con emissione di fattura.

Infine si segnala che qualora il registro dei corrispettivi dei commercianti al minuto esonerati all’obbligo di certificazione dei corrispettivi venga tenuto in un luogo diverso dal posto in cui viene svolta l'attività, è obbligatoria la predisposizione di un (Registro Prima Nota) il quale deve essere sempre custodito presso il locale, o i locali, in cui viene eseguita la vendita, e deve contenere le medesime annotazioni del Registro dei corrispettivi  .

Diversamente tale obbligo non sussiste quando per le operazioni effettuate nel luogo in cui è svolta l’attività di vendita viene rilasciato lo scontrino o la ricevuta fiscale.

Infine si rileva che per qualsiasi operazione soggetta all’obbligo di certificazione dei corrispettivi il contribuente può indifferentemente ed alternativamente emettere lo scontrino fiscale ovvero la ricevuta fiscale.

La scelta di emettere lo scontrino ovvero la ricevuta fiscale non subordinata ad alcuna formalità, e non è soggetta a limitazioni in merito al numero ed al tipo delle operazioni svolte ed alle modalità di esercizio dell’attività stessa.

7.3 - REGISTRAZIONE DELLE FATTURE PASSIVE (Art.25)

Le fatture passive e le bollette doganali relativi agli acquisti di beni e servizi devono essere innanzitutto numerate man mano che pervengono e poi devono essere annotate, in apposito registro, secondo la numerazione attribuita, indicando la data di emissione, il soggetto emittente, l'importo dell'operazione, l'aliquota e l'imposta.

L'annotazione nel registro deve essere eseguita, anteriormente alla liquidazione periodica, ovvero alla dichiarazione annuale, nella quale viene esercitato il diritto alla detrazione della relativa imposta.

La registrazione delle fattura passiva può essere effettata al massimo entro il termine di presentazione della dichiarazione relativa al secondo anno successivo a quello in cui la fattura è stata ricevuta.

Le fatture aventi per oggetto beni o servizi indetraibili ai sensi dell’art.19-bis.1) del D.P.R. 633 possono non essere registrate.

Le fatture passive di importo inferiore €.154,94 possono essere cumulativamente annotate mediante un apposito documento riepilogativo.

7.4 – NOTE DI VARIAZIONE IVA (Art.26)

In via generale si mette in evidenza che qualora l’ammontare imponibile Iva, ovvero l’ammontare dell’Iva, aumenti per qualsiasi motivo, si deve effettuare una “variazione” in aumento dell’imponibile e/o dell’imposta, osservando le disposizioni, previste dalla normativa Iva, relative alla fatturazione alla registrazione ed al versamento.

Diversamente, qualora l’ammontare dell’imponibile e/o dell’Iva, diminuisca è possibile procedere alla “variazione” in diminuzione che comporta per il cedente o prestatore, la riduzione, dell’ammontare dell’IVA dovuta e per il cessionario o committente una diminuzione dell’Iva detratta.

La variazione in diminuzione, tuttavia, non può essere effettuata decorso un anno dalla data di effettuazione dell’operazione originaria qualora la stessa sia conseguente ad un sopravvenuto accordo tra le parti, ovvero alla rettifica di inesattezze della fatturazione.

In dettaglio si esaminano i vari casi che determinano variazioni in aumento e diminuzione dell’imponibile e/o dell’imposta.

7.4 a - CORREZIONE dei DOCUMENTI

L'Agenzia delle Entrate, con la R.M. 106/E/2007, ha ribadito – in conformità alle previsioni dell’art. 26 D.P.R. 26.10.1972, n. 633 che disciplina in modo puntuale modalità e termini di correzione dei documenti emessi a certificazione delle operazioni rilevanti ai fini iva – che le variazioni dell'imponibile o dell'imposta, a seguito di errori o altre modifiche intervenute successivamente all'emissione o registrazione della fattura, devono riguardare  eventi che agiscono retroattivamente sul rapporto già concluso e che derivano da vicende patologiche ovvero da altre cause contemplate ab initio dal contratto e/o dall'accordo. Pertanto nessuna variazione (in diminuzione) è possibile quando si tratta di eventi nuovi, cioè che non retroagiscono sull'operazione effettuata.

7.4 b - VARIAZIONI in AUMENTO

Qualora si dovesse verificare l'aumento dell'imponibile o dell'Iva relativa per un qualsiasi motivo intervenuto successivamente alla fatturazione o registrazione, è fatto obbligo al contribuente (cedente o prestatore) di emettere una fattura integrativa della precedente, numerata progressivamente come tutte le altre fatture attive e procedere all'esecuzione di tutti gli adempimenti conseguenti.

Di converso il cessionario o committente, al ricevimento della fattura integrativa (o meglio "nota di addebito"), che deve riportare anche gli estremi della fattura originaria, è tenuto ad annotarla nel registro degli acquisti (art. 25 D.P.R. 633/1972), per poter esercitare il proprio diritto alla detrazione della relativa imposta.

Qualora la variazione in diminuzione riguardi un'operazione certificata con scontrino o ricevuta fiscale, è necessario annotare la variazione nel registro dei corrispettivi senza emissione alcuna di fattura, ricevuta o scontrino integrativi.

La mancata effettuazione di tale rettifica – atteso che si tratta di variazioni in aumento obbligatorie per legge - configura in capo al contribuente le violazioni di omessa fatturazione, registrazione e versamento dell'Iva, nonché di infedele dichiarazione Iva annuale.

Infine si rileva che in ipotesi di variazione in aumento dopo l'emissione della fattura ma prima della sua registrazione, la stessa può essere annullata e sostituita da altra fattura (si veda in tal senso la C.M. 9.8.1975, prot. n. 27/501706).

7.4 c - VARIAZIONI in DIMINUZIONE
 

Il cedente/prestatore - se una operazione per la sia stata emessa fattura viene meno in tutto o in parte successivamente alla registrazione della stessa - ha la facoltà (non l’obbligo) di procedere alla rettifica di tutto o parte dell’imponibile e quindi dell'Iva a favore del cessionario/committente  emettendo una nota di accredito "in campo Iva", numerata progressivamente e recante l'importo della variazione e dell'Iva.

Si segnala che il cessionario/committente, una volta emessa la nota in diminuzione, ha l’obbligo di annotarla nel registro Iva vendite rilevando la relativa Iva a debito, nonostante che l'emissione della nota di accredito per variazioni in diminuzione sia facoltativa per il cedente/prestatore. Infatti, solo attraverso detta procedura si ha la certezza che l'Iva portata in detrazione dal cedente viene specularmente compensata dall'Iva dichiarata a debito dal cessionario, assicurando in tal caso il principio fondamentale che le annotazioni siano "antitetiche" tra i soggetti interessati, in modo da garantire il corretto meccanismo dell'imposta.

Nel caso di operazioni effettuate senza emissione di fattura, come avviene nel caso del commercio al minuto o per le altre ipotesi di cui all'art. 22 D.P.R. 633/1972, non è possibile ricorrere all'istituto delle variazioni in diminuzione considerato che la globalità delle registrazioni non consente di individuare le singole operazioni imponibili.

Limite temporale di emissione della nota di variazione in diminuzione

L’art. 26, comma 3, del D.P.R. 633/1972 prevede per le variazioni in diminuzione in campo Iva il termine perentorio di un anno dall'effettuazione dell'operazione originaria, se la rettifica dipende da un accordo sopravvenuto fra le parti successivamente al contratto sottostante l'operazione o da una mera correzione di errori materiali commessi in buona fede sede di fatturazione che hanno determinato l'applicazione di un'imposta maggiore. Se l’errore è volontario, effettuato cioè per frodare l’Erario non è ammessa in nessun caso la variazione in diminuzione.

Conseguentemente, le note in diminuzione possono essere distinte in:

• note da emettere entro l'anno di effettuazione dell'operazione. In caso di fatturazione differita, si assume come riferimento la data della consegna o spedizione e non quella della fattura;

• note che si possono emettere anche dopo il decorso di un anno dall'effettuazione dell'operazione originaria; ciò può avvenire se la causa che determina la variazione deriva dall'originaria pattuizione (ad es. sconto commerciale pattuito fin dalla sottoscrizione del contratto), o da sentenze dell’autorità giudiziaria. A tal riguardo l'Amministrazione finanziaria, con la R.M. 106/E/2007, ha precisato che la "rettifica" delle fatture attive può essere effettuata anche dopo il decorso dell'anno se occorre correggere la maggiore Iva derivante dall'applicazione di un'aliquota superiore introdotta in forza ad una norma inserita in un "decreto legge" che non viene trasposta nel testo finale della legge di conversione.

Caso notevole: VARIAZIONE in diminuzione nei CONFRONTI dello STATO ed ENTI PUBBLICI

I soggetti che hanno emesso fatture nei confronti dello Stato e degli enti pubblici possono procedere alla variazione in diminuzione, ai sensi del già richiamato art. 26 c. 2, D.P.R. 633/1972, emettendo apposita nota di accredito anche se è trascorso un anno dall'effettuazione dell'operazione. Questo è possibile perché l'Agenzia delle Entrate, con la R.M. 5.3.2002, n. 75/E ha stabilito, in sintesi, che il termine di un anno per operare la variazione in diminuzione previsto dal successivo c. 3 dell'articolo in esame, decorre dalla data in cui è avvenuto il pagamento del corrispettivo e non dalla data di effettuazione dell'operazione.