Impresa in difficoltà: la checklist per mettere in ordine cassa e documenti

Hai il saldo del conto corrente, le fatture nel gestionale e alcune richieste di pagamento nella PEC. Ma se devi dire quali impegni l’impresa riuscirà a rispettare nelle prossime settimane, quei dati separati non bastano.

Il primo risultato da ottenere è un calendario delle entrate e delle uscite, accompagnato dai documenti che ne spiegano gli importi e le date. Deve mostrare dove si apre un vuoto di cassa e quali risorse potrebbero coprirlo, senza trattare un incasso sperato come denaro già disponibile.

Questa checklist serve a preparare una prima valutazione per imprese individuali e società. Non è l’elenco degli allegati richiesti per una specifica procedura e non stabilisce automaticamente se l’impresa sia insolvente.

Fissa una data e rendi riconoscibili i dati incerti

Scegli una data alla quale riferire la ricostruzione. I saldi bancari, i debiti e i crediti devono descrivere, per quanto possibile, la situazione di quel giorno: mescolare dati di periodi diversi rende difficile capire che cosa sia già stato pagato o incassato.

Per ogni voce puoi usare queste colonne:

Nello “stato del dato” indica anche che cosa manca. Per esempio: «saldo confermato dall’estratto conto», «incasso stimato in attesa di risposta del cliente», «interessi da quantificare».

Se un’informazione manca, non sostituirla con zero. Scrivi chi deve recuperarla e quando. Un debito ancora da ricostruire deve restare visibile, non scomparire dal totale.

Parti dal denaro che puoi effettivamente usare

Per la liquidità iniziale, controlla:

• [ ] saldi di tutti i conti correnti e movimenti recenti;
• [ ] denaro effettivamente presente in cassa;
• [ ] somme bloccate, vincolate o comunque non utilizzabili;
• [ ] affidamenti bancari, importi già utilizzati e margini ancora disponibili;
• [ ] richieste di rientro, riduzioni o revoche degli affidamenti.

Tieni distinto il denaro proprio dal credito bancario ancora utilizzabile. Un fido non è un saldo attivo e la sua disponibilità va verificata sulla base delle condizioni applicabili.

Per confrontare la ricostruzione con le segnalazioni bancarie, può essere utile richiedere i dati della Centrale dei rischi della Banca d’Italia. L’accesso per il diretto interessato è gratuito. Il prospetto è un riscontro da affiancare ai contratti e ai documenti delle banche, non un sostituto del controllo dei saldi di oggi.

Ricostruisci debiti e crediti senza fermarti ai totali

Prepara un elenco dei debiti distinguendo almeno fornitori, personale, banche e altri finanziatori, fisco, enti previdenziali e assicurativi, soci e società collegate.

Per ciascuna posizione annota:

• [ ] creditore e motivo del debito;
• [ ] importo residuo, separando quanto possibile capitale, interessi e altri addebiti;
• [ ] scadenza originaria e ritardo accumulato;
• [ ] rateazioni o proroghe concordate, con il relativo documento;
• [ ] contestazioni, garanzie e richieste di pagamento ricevute.

Non inserire soltanto gli arretrati. Servono anche le uscite che stanno maturando: stipendi, contributi, imposte, affitti, utenze, rate e acquisti necessari per continuare l’attività.

Per i crediti verso clienti, aggiungi alla scadenza della fattura una data di incasso ragionevolmente prevista. Segnala ritardi, contestazioni e promesse di pagamento non rispettate. Una fattura scaduta da mesi richiede una valutazione diversa da un credito che viene incassato regolarmente.

Se una fattura è già stata anticipata dalla banca, evidenzialo: bisogna ricostruire quanto denaro entrerà ancora e con quali effetti sul rapporto bancario, evitando di contare due volte la stessa risorsa.

Trasforma le scadenze in un quadro di cassa

Puoi iniziare dalle prossime tredici settimane, usando una colonna per settimana. È un orizzonte operativo utile per far emergere le urgenze, non un limite generale fissato dalla legge per ogni impresa.

Il prospetto può avere questa struttura:

Il saldo finale diventa quello iniziale della settimana successiva. Affianca al prospetto le eventuali coperture: utilizzo di affidamenti verificati, nuovi finanziamenti, apporti dei soci o vendite di beni. Specifica se siano già disponibili, concordate ma ancora da eseguire, oppure soltanto ipotizzate.

Non spostare una scadenza soltanto perché manca il denaro per pagarla. Se prevedi di chiedere una dilazione, mostra separatamente la scadenza attuale e quella proposta: altrimenti il prospetto nasconde proprio il problema da affrontare.

Prova poi a far slittare l’incasso più importante. Se il saldo diventa negativo, hai individuato una dipendenza da discutere subito. Aggiorna il quadro confrontando previsioni e movimenti effettivi.

Questo controllo ravvicinato va collegato a una previsione più ampia: il Codice della crisi richiede che le misure e l’organizzazione dell’impresa consentano di verificare la sostenibilità dei debiti e le prospettive di prosecuzione dell’attività almeno per i dodici mesi successivi.

Raccogli i documenti che spiegano i numeri

Organizza il fascicolo in cartelle riconoscibili. Per il primo confronto, verifica di avere:

• [ ] Contabilità: ultimi bilanci disponibili, situazione contabile aggiornata, dettaglio dei conti, dichiarazioni fiscali e registrazioni ancora da completare.
• [ ] Banche e finanziamenti: estratti conto, contratti, piani di rimborso, documenti sugli affidamenti e comunicazioni recenti.
• [ ] Clienti e fornitori: scadenzari, fatture rilevanti, accordi di pagamento, contestazioni e corrispondenza sugli insoluti.
• [ ] Personale: prospetti delle retribuzioni da pagare e degli arretrati, con le scadenze contributive.
• [ ] Fisco e contributi: dichiarazioni, versamenti, comunicazioni degli enti, cartelle, avvisi e piani di rateazione.
• [ ] Beni e magazzino: inventario aggiornato, beni in leasing o di terzi, vincoli e informazioni sulle giacenze difficili da vendere.
• [ ] Contratti e garanzie: locazioni, forniture essenziali, fideiussioni, ipoteche, pegni e impegni verso soci o altre imprese.

Per le garanzie indica chi garantisce chi, per quale debito e fino a quale importo. Tieni riconoscibili quelle prestate dall’impresa e quelle rilasciate personalmente da soci o amministratori: il loro esame richiede anche la lettura del contratto.

Non attribuire a beni e magazzino il valore di denaro immediatamente disponibile. Se prevedi di venderli, annota prezzo stimato, tempi, costi e vincoli da verificare.

Controlla le differenze e separa subito gli atti urgenti

Confronta i debiti contabili con le richieste dei creditori e con le informazioni degli enti. Il servizio dell’Agenzia delle entrate-Riscossione permette di consultare la situazione dei carichi affidati alla riscossione; non usarlo, da solo, come elenco di ogni debito fiscale o contributivo.

Se si valuta un percorso di regolazione della crisi, il professionista potrà individuare le certificazioni necessarie. Tra queste, la certificazione INPS riporta contributi e sanzioni civili, distinguendo le esposizioni in fase amministrativa da quelle affidate alla riscossione. Nel confronto tra documenti diversi, verifica quindi che lo stesso debito non venga sommato due volte.

Metti inoltre in una cartella separata diffide, richieste di rientro, decreti ingiuntivi, precetti, pignoramenti e altri atti ricevuti. Conserva anche PEC, ricevute e documenti relativi alla notificazione: la data riportata sull’atto non basta, da sola, a ricostruire quando è stato ricevuto e quali termini vadano verificati.

Non aspettare di completare il fascicolo per far esaminare un atto urgente. Al primo incontro porta ciò che hai, l’elenco delle informazioni mancanti e il quadro di cassa: serviranno a capire quali decisioni non possono attendere.

Fonti

• Decreto legislativo 12 gennaio 2019, n. 14, articolo 3, testo vigente dal 28 settembre 2024, consultato nella banca dati istituzionale: rilevazione tempestiva della crisi e verifica della sostenibilità dei debiti e della continuità aziendale almeno sui dodici mesi successivi. (def.giustiziatributaria.gov.it)
• Ministero della giustizia, decreto dirigenziale 23 aprile 2026, pubblicato nel Bollettino ufficiale n. 10 del 31 maggio 2026, documento integrale, sezione II, paragrafi 1 e 2: previsione di tesoreria, attendibilità dei dati, crediti, magazzino, riconciliazione dei debiti e garanzie. Copia pubblicata dalla Camera di commercio di Pistoia-Prato. (ptpo.camcom.it)
• CNDCEC e associazioni partecipanti, “Principi per la redazione dei piani di risanamento”, maggio 2022, documento integrale, paragrafi 2.1, 7.1, 9.7 e 9.8: qualità delle informazioni, copertura del fabbisogno, piano di tesoreria, aggiornamenti e scenari alternativi. Indicazioni professionali, distinte dagli obblighi di legge. (fondazionenazionalecommercialisti.it)
• Banca d’Italia, “Accesso ai dati della Centrale dei Rischi”: contenuto dell’archivio, modalità di accesso e gratuità per i diretti interessati. (bancaditalia.it)
• Agenzia delle entrate-Riscossione, “La nuova situazione debitoria: guida alla navigazione”: consultazione della posizione presso l’agente della riscossione. (agenziaentrateriscossione.gov.it)
• INPS, “Certificazione dei debiti contributivi – VeRA”, scheda aggiornata il 3 giugno 2025: finalità e contenuto della certificazione, comprese le esposizioni amministrative e quelle affidate alla riscossione. (inps.it)

Aggiornato al 3 novembre 2026.