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Rimborsi spese Libro Unico

Una delle novità più rilevanti per la aziende, che comporta un evidente aggravio quanto riguarda gli adempimenti inerenti la gestione del personale, consiste nell’obbligo di indicare nel libro unico del lavoro i rimborsi spese trasferte effettuate dai dipendenti/collaboratori (amministratore).

Di seguito vengono illustrate le fattispecie che generalmente si trovano ad affrontare le aziende


A) Somme corrisposte al dipendente /amministratore /collaboratore a titolo di rimborso spese

- Vanno sempre registrati nel libro unico i rimborsi spese (sia forfetariamente che su base di elencazione analitica dei singoli titoli di spesa), anche se sono esenti fiscalmente e contributivamente; la mancata annotazione nel libro unico di detti importi non imponibili, fatta eccezione per quelli marginali o non ricorrenti, è sanzionata.

- "Non vanno indicate sul libro unico del lavoro le somme rimborsate al dipendente che costituiscono mera anticipazione di spese che lo stesso ha sostenuto in nome e per conto dell'azienda datrice di lavoro, relativamente a documenti di spesa intestati all'azienda medesima".

-A tal riguardo si segnala che è prevista una sanzione da 100 a 600 euro in caso di omessa registrazione di rimborsi spese non imponibili in capo al dipendente/amministratore/collaboratore.

-Negli altri casi (quindi rimborsi spese imponibili fiscalmente e contributivamente) l'omessa o infedele registrazione è punita con la sanzione pecuniaria amministrativa da 150 a 1500 euro e se la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori la sanzione va da 500 a 3000 euro.



- Leggi la sentenza integrale -

B) La tempistica della registrazione dei Rimborsi Spese nel Libro Unico

Articolo 1 del Dm 9 luglio 2008: "la registrazione dei dati variabili delle retribuzioni può avvenire con un differimento non superiore a un mese, a condizione che di ciò sia data precisa annotazione sul libro unico sul lavoro" da ciò consegue che tali rimborsi dovrebbero potere essere registrati entro 30 giorni dalla loro "maturazione" e quindi entro il periodo di paga successivo a quello in cui la spesa è stata sostenuta.
Alla luce di quanto sopra esposto si reputa assolutamente necessario che le ditte che erogano rimborsi spese ai dipendente/amministratori/collaboratori comunichino questi importi tempestivamente al consulente del lavoro il quale deve includere gli stessi nella busta paga di competenza.


C) Rimborso spese vitto ed alloggio al dipendente

- Dallo scorso 1° settembre 2008 (cfr. Dl n. 112/2008) l'Iva relativa alle spese per alberghi e ristoranti è sempre detraibile salvo l'ipotesi in cui le stesse riguardino spese di rappresentanza. Pertanto, è probabile che le aziende abbiano dato istruzioni ai propri dipendenti di richiedere fattura che, evidentemente, sarà intestata all'azienda. Visto i chiarimenti del Vademecum, tali rimborsi di spese non devono essere riportati sul libro unico.

- Se, in luogo della fattura, gli uffici amministrativi delle aziende continuano ad accettare ricevute fiscali (in tale caso la mancanza dell'Iva esposta non ne permette, evidentemente, la detraibilità) si ritiene che il rimborso di tali spese possa non comparire sul libro unico purché il documento sia intestato al datore di lavoro e compaia in contabilità tra i costi di trasferta dei dipendenti deducibili ai sensi dell'articolo 95 del Tuir.

Nel caso in cui i documenti di spesa di vitto ed alloggio siano intestati esclusivamente al dipendente – atteso che in questo caso la registrazione nel libro unico di tali spese è obbligatoria - è possibile riportare nel libro unico l’importo complessivo indicato nel documento riepilogativo piè di lista.
Inoltre il Ministero ha precisato che anche i rimborsi spese effettuati con utilizzo di carta di credito aziendale ovvero mediante un fondo spese aziendale non vanno indicati nel libro unico se i relativi documenti di spesa (fattura e/o ricevuta) sono intestati all’azienda.

Tra i rimborsi che devono invece essere riportati, in ogni caso, sul libro unico si segnalano:

i. gli scontrini fiscali, le ricevute di taxi, i biglietti di metropolitane ed autobus, le ricevute di tragitti autostradali ecc.;

ii. documenti di viaggio che o non sono intestati (biglietti ferroviari) o sono intestati al dipendente (biglietti aerei e/marittimi), peraltro si ritiene che potrebbero comunque non essere riportati sul libro unico se l’agenzia di viaggio che li ha rilasciati li accompagna con una ricevuta intestata all’azienda che consenta di individuare esattamente il soggetto che ha sostenuto la spesa;

iii. i documenti senza alcuna intestazione (ad esempio, scontrini dei bar, nota spese taxi ecc.), peraltro la scelta della mancata registrazione potrebbe non essere sanzionata in capo all’azienda se tali importi, complessivamente considerati, sono di natura marginale e non ricorrenti, e non hanno alcuna incidenza di carattere contributivo e fiscale.

D) I Rimborsi Chilometrici

Le somme che devono essere corrisposte ai dipendenti risultano prevalentemente da documenti redatti in azienda, sulla base di trasferte autorizzate dal responsabile del lavoratore. Il documento relativo al rimborso dell’indennità chilometrica non può essere un documento intestato al datore di lavoro in quanto è redatto dal datore di lavoro sulla base di elementi certi e precisi quali l’individuazione del dipendente in trasferta, la distanza tra la sede di lavoro ed il luogo di effettuazione della prestazione, il mezzo utilizzato, i criteri di determinazione dei costi ecc.
Si ritiene che l’importo di tali documenti, in assenza di una precisa presa di posizione in senso contrario del Ministero, debba essere prudentemente riportato nel libro unico.

E) lavoratori somministrati/interinali

I lavoratori somministrati/interinali devono essere iscritti anche nel libro unico dell’utilizzatore del lavoratore somministrato/interinale. In dettaglio è necessario è annotare nel libro unico del lavoro esclusivamente i seguenti dati: nome, cognome, codice fiscale, qualifica, livello di inquadramento contrattuale e agenzia di somministrazione.

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