L'accesso ai documenti amministrativi

Il diritto d’accesso è “diritto degli interessati di prendere visione e di estrarre copia di documenti amministrativi” - art. 22 L.241/1990, come modificato dalla L.15/2005.

L’esercizio del diritto d’accesso non è riconosciuto indistintamente a tutti i cittadini in quanto tali ma solo a quei soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi (comitati, associazioni …), che abbiano un interesse diretto, concreto ed attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento del quale è richiesto l’accesso ( ad esempio il concorrente rispetto agli atti della procedura concorsuale dai quali ritiene in qualche modo di essere stato pregiudicato).

L’accesso, in effetti, costituisce uno strumento attraverso il quale il privato può verificare l’esistenza di eventuali errori o illegittimità nel procedimento amministrativo e tentare di indurre l’amministrazione procedente a correggere il suo operato. Per converso, l’accesso non può essere inteso quale strumento teso ad operare un controllo generalizzato sull’operare delle amministrazioni.

Il diritto d’accesso, secondo la definizione dell’art. 22 L.241/1990, come modificato dalla L.15/2005 è il “diritto degli interessati di prendere visione e di estrarre copia di documenti amministrativi”.

L’esercizio del diritto d’accesso non è riconosciuto indistintamente a tutti i cittadini in quanto tali ma solo a quei soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi (comitati, associazioni …), che abbiano un interesse diretto, concreto ed attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento del quale è richiesto l’accesso ( ad esempio il concorrente rispetto agli atti della procedura concorsuale dai quali ritiene in qualche modo di essere stato pregiudicato).

L’accesso, in effetti, costituisce uno strumento attraverso il quale il privato può verificare l’esistenza di eventuali errori o illegittimità nel procedimento amministrativo e tentare di indurre l’amministrazione procedente a correggere il suo operato. Per converso, l’accesso non può essere inteso quale strumento teso ad operare un controllo generalizzato sull’operare delle amministrazioni.

L’accesso può essere richiesto nei confronti di tutti i soggetti pubblici nonché di quelli privati (gestori di pubblici servizi), ma limitatamente alla loro attività di pubblico interesse.

L’esercizio del diritto di accesso è disciplinato dall’art.25 della legge 241/90 nonché dal D.P.R.352/92. Il diritto di accesso si esercita mediante visione o estrazione di copia dei documenti; mentre l’esame dei documenti è gratuito, l’estrazione di copia è subordinato solo al rimborso del costo di riproduzione, salve le disposizioni vigenti in materia di bollo, nonché i diritti di ricerca e di misura.

Si distingue tra accesso informale e accesso formale, previa cioè presentazione di istanza scritta.

In ogni caso, la richiesta deve essere motivata con specifico riferimento all’esigenza di tutela delle ragioni giuridiche soggettive dell’istante.

L’amministrazione può legittimamente escludere il diritto d’accesso nelle ipotesi di cui all’art.24 della legge 241/90. Anche in questi casi però deve essere garantito l’accesso a quei documenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o difendere i propri interessi giuridici.

Nei casi in cui i documenti cui accedere contengano dati sensibili e giudiziari, l’accesso è consentito nei limiti in cui sia strettamente indispensabile e nei termini previsti dall’art.60 del decreto legislativo 30 giugno 2003 n.196, in caso di dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale.

L’accesso è consentito con riferimento ad atti preparatori ma non rispetto a quelli finalizzati all’emissione di atti normativi.

Generalmente, a fronte di un’istanza motivata e proveniente da soggetto legittimato, l’amministrazione deve consentire l’accesso.

La legge ha introdotto un limite temporale all’esercizio del diritto d’accesso prevedendo che lo stesso è esercitabile fino a quando la pubblica amministrazione ha l’obbligo di detenere i documenti amministrativi ai quali si chiede di accedere.

Nel caso in cui l’amministrazione nel termine di giorni trenta dal ricevimento dell’istanza non risponda, il silenzio è equiparato a diniego.

L’interessato, qualora ritenga illegittimo il diniego, può rivolgersi al Tribunale amministrativo regionale ovvero, in via stragiudiziale, può chiedere il riesame del provvedimento tacito al difensore civico competente per territorio, ove si tratti di amministrazioni comunali, provinciali, alla commissione per l’acceso ai documenti amministrativi istituita presso la presidenza del Consiglio, negli altri casi.

Accanto a tale forma di accesso ai documenti amministrativi, con l'entrata in vigore del D.lgs. 14 marzo 2013, n. 33, ed in particolare dell'art. 5, è stato introdotto nell'ordinamento italiano il diritto di accesso civico.

L'accesso civico prevede che, a fronte di un obbligo normativo per la pubblica amministrazione di pubblicare sul proprio sito web documenti, informazioni o dati, chiunque abbia il diritto di richiedere tali pubblicazioni, nel caso in cui siano state omesse.

Il diritto di accesso civico e la conseguente richiesta di pubblicazione alla pubblica amministrazione può riguardare soltanto documenti, informazioni e dati la cui pubblicazione sia resa obbligatoria da una norma di legge o da altra fonte normativa.

L'accesso civico non costituisce uno strumento con cui ottenere informazioni di altro tipo che possono comunque essere reperite o richieste presso gli uffici interessati; in questo senso le richieste di accesso agli atti ai sensi della legge 241/90 non rientrano nell'accesso civico.  .

Quanto al procedimento giurisdizionale, vale la pena precisare che il d.lgs. 104/2010 (cd. Codice del processo amministrativo) prevede, all’art. 116 (in vigore dal 20 aprile 2013), che contro le determinazioni e contro il silenzio sulle istanze di accesso ai documenti amministrativi, nonché per la tutela del diritto di accesso civico connessa all'inadempimento degli obblighi di trasparenza il ricorso è proposto entro trenta giorni dalla conoscenza della determinazione impugnata o dalla formazione del silenzio, mediante notificazione all’amministrazione e ad almeno un controinteressato.

La richiesta di accesso può poi essere proposta anche in pendenza di un giudizio cui la richiesta di accesso è connessa, mediante istanza depositata presso la segreteria della sezione cui è assegnato il ricorso principale, previa notificazione all’amministrazione e agli eventuali controinteressati. L’istanza è decisa con ordinanza separatamente dal giudizio principale, ovvero con la sentenza che definisce il giudizio.

In tutti questi casi il giudice decide con sentenza in forma semplificata; sussistendone i presupposti, ordina l’esibizione e, ove previsto, la pubblicazione dei documenti richiesti, entro un termine non superiore, di norma, a trenta giorni, dettando, ove occorra, le relative modalità.